System OK to przede wszystkim baza teleadresowa klientów – firm i osób. Obok podstawowych informacji takich jak np. stanowisko, nr telefonu, czy adres e-mail istnieje możliwość wprowadzenia również informacji dodatkowych, specyficznych dla charakteru prowadzonej działalności.

    System OK pozwala na dowolną segmentację klientów i profilowanie ich według wybranych kategorii, a opcje filtrowania i wyszukiwania zapewniają natychmiastowy dostęp do dowolnej informacji przechowywanej w systemie.

    System OK ewidencjonuje kontakty wewnętrzne (komunikacja pomiędzy pracownikami firmy) i zewnętrze firmy (relacje firma – klient). Wszelkie kontakty prowadzone są w obrębie wątków, które stanowią zapis kontaktów dotyczących prowadzonych działań wewnątrz lub na zewnątrz firmy.

    System umożliwia tworzenie scenariuszy wątków – np. planowanie zadań, prowadzenie procesów produkcyjnych, tworzenie kampanii reklamowych czy organizacja konferencji. Kalendarz działań posiada wbudowaną funkcję powiadamiania o wyznaczonych zadaniach i zaplanowanych terminach.

    System OK umożliwia budżetowanie i nadzór nad procesem realizacji projektu. Pozwala na przygotowanie harmonogramu projektu z podziałem na zadania i punkty kontrolne projektu, definicję przydziałów osobowych i zakresów czynności oraz na prowadzenie kontroli merytorycznej i finansowej projektu. System pozwala na tworzenie i wykorzystanie predefiniowanych szablonów typowych zadań projektowych co dodatkowo ułatwia oraz przyspiesza proces organizacji zadań realizowanych w ramach projektu. Dzięki opcjom generowania raportów i wydruków możliwe jest efektywne prowadzenie dokumentacji projektowej w oparciu o zapisy zgromadzone w bazie danych systemu.

    System OK umożliwia prowadzenie ewidencji zobowiązań finansowych dotyczących poszczególnych klientów (oferty, zamówienia, faktury). Zebrane informacje mogą służyć do przeprowadzania analizy kosztów realizowanych zadań i projektów. Dodatkowo System OK pozwala na ewidencjonowanie działań przeprowadzanych na kontach firmy co może być pomocne przy analizie kosztów oraz kontroli realizacji zobowiązań finansowych.

System OK pozwala na generowanie szczegółowych raportów i zestawień dotyczących klientów, pracowników, zadań i wątków działań. Dzięki nim pracownik ma dostęp do pełnej listy zadań (do wykonania, w realizacji i zrealizowanych) w wybranym okresie czasu, zaś przełożeni mają możliwość pełnej kontroli prac prowadzonych przez pracowników.

Zarządzanie dokumentami

    Dzięki wbudowanemu repozytorium plików System OK efektywnie wspiera zarządzanie dokumentami pakietu biurowego MS Office (Word, Excel, PowerPoint) oraz Acrobat Reader (PDF), a także posiada wbudowany mechanizm obsługi skanera i aparatu cyfrowego. Konstrukcja systemu gromadzenia plików pozwala na pracę grupową, przechowywanie kolejnych wersji dokumentów, szybkie wyszukiwanie dokumentów według zdefiniowanych kryteriów oraz dostęp do wybranego dokumentu praktycznie z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie.

System OK doskonale sprawdza się w nadzorowaniu procedur i zarządzaniu dokumentami w firmach, które wdrożyły lub wdrażają systemy jakości ISO. Hierarchiczna struktura wątków Systemu OK pozwala na odzwierciedlenie procedur zapisanych w księgach jakości przedsiębiorstw. Dzięki temu system nie tylko wspiera bieżącą działalność firmy z wdrożonym systemem jakości, ale również wspomaga proces doskonalenia przyjętego przez przedsiębiorstwo systemu jakości.

    Zaawansowane funkcje kontroli dostępu umożliwiają przydzielenie pracownikowi uprawnień dostępu do określonych danych i ustawień programu. Opierając swoje działanie na najnowszych mechanizmach baz danych, System OK zapewnia bezpieczeństwo przechowywania danych oraz dostęp do pełnej palety zadań administracyjnych związanych z zaawansowanym zarządzaniem i archiwizacją informacji.

    System OK zapewnia pełną integrację z pakietem MS Office w zakresie eksportu danych i zestawień oraz tworzeniu korespondencji seryjnej. Integracja Systemu OK z aplikacją MS Outlook pozwala na wysyłkę poczty elektronicznej z informacjami pochodzącymi bezpośrednio z bazy systemu co ułatwia generowanie spersonalizowanej poczty.

    Współpraca z Crystal Reports umożliwia raportowanie i przeprowadzanie pełnych analiz kosztów realizowanych projektów i poszczególnych zadań.

    Elastyczna architektura Systemu OK umożliwia współpracę z innymi systemami takimi jak hurtownia danych, systemy księgowo finansowe, systemy sprzedażowe, systemy klasy Business Intelligence. Dzięki temu istnieje możliwość szerokiego powiązania danych przechowywanych w bazie Systemu OK z informacjami pochodzącymi z systemów już wdrożonych w przedsiębiorstwach.