Współpraca Partners in Progress z wyższymi uczelniami i doświadczenia związane z realizacją praktyk studentów w firmie pozwoliły na opracowanie efektywnej aplikacji wspierającej cały szereg procesów zarządzania i nadzoru praktyk oraz pracy biura karier uczelni.

    Działanie aplikacji zarządzania pracą biura karier i nadzoru praktyk studenckich opiera się na autorskim systemie firmy Partners in Progress, Systemie OK. Program ten pełni przede wszystkim rolę efektywnego systemu klasy CRM – zarządzania relacjami z klientem rozumianym, z jednej strony jako student, z drugiej zaś jako firma, w której student może odbyć praktykę zawodową, staż, czy podjąć pracę.

    Przekazywanie studentom informacji dotyczących praktyk realizowane jest poprzez wiadomości rozsyłane pocztą elektroniczną. Na uczelniach posiadających wdrożony pełny system  Uczelnia.XP możliwe jest też prowadzenie elektronicznej tablicy ogłoszeń, która jest dostępna w module Wirtualna Uczelnia.XP. Informacje dla studentów przygotowują i publikują osoby o odpowiednich uprawnieniach w systemie – najczęściej pracownicy nadzorujący proces realizacji praktyk studenckich.

    Z poziomu aplikacji zarządzania praktykami studenckimi jak również Wirtualnej Uczelni.XP (o ile uczelnia ma wdrożony ten moduł) możliwe jest tworzenie zestawień – list osób, które mają być skierowane na praktyki studenckie wraz z pełną informacją dotyczącą statusu realizacji, ewentualnych opóźnień lub innych zdarzeń związanych z terminowością, prawidłowością dokumentacji i zaliczeń praktyk.

    System organizacji praktyk studenckich wykorzystuje internetową bazę firm oferujących miejsca na cele realizacji praktyk studenckich. Dostęp do takiej bazy możliwy jest dla przedstawicieli firm po autoryzacji na podstawie nazwy użytkownika i hasła. Firmy mają możliwość wglądu, edycji i usuwania informacji oraz definiowania wpisów dotyczących oferowanych miejsc realizacji praktyk w postaci harmonogramu czasowego.

    Dla pracowników biura karier uczelni i przedsiębiorstw, których pracownicy mają możliwość posługiwania się kwalifikowanym podpisem cyfrowym istnieje możliwość posługiwania się cyfrowo podpisanym formularzem porozumienia z pracodawcą. System umożliwia też wydruk, uzupełnionego o dane uczelni i przedsiębiorstwa, szablonu, co ułatwia proces wymiany dokumentów i zapobiega ewentualnym błędom przy ręcznym wypełnianiu formularzy. Po podpisaniu dokumentu w Systemie OK zostaje odnotowany fakt podpisania porozumienia oraz możliwe jest dołączenie zeskanowanego dokumentu.

    Korzystając z systemu dziekanatowego istnieje możliwość automatycznego ewidencjonowania odbytych praktyk studenckich w zakresie wymaganym procedurami obsługi studenta i procesu kształcenia. Karta zaliczenia oraz sprawozdanie z praktyk mogą być automatycznie generowane na podstawie informacji wprowadzonych przez studentów do formularzy dostępnych w Wirtualnej Uczelni.XP w module praktyk studenckich. Zadaniem pracowników biura karier jest weryfikacja nowych wpisów oraz drukowanie dokumentacji zgodnie z określonymi procedurami. Zaliczenie praktyk odbywa się automatycznie na podstawie akceptacji kompletności informacji potwierdzonych przez pracownika biura karier.

    W zależności od konfiguracji systemu dziekanatowego oraz aplikacji zarządzania pracą biura karier, sprawozdanie z realizacji praktyk może być realizowane poprzez zestawienie przygotowane w systemie dziekanatowym lub w aplikacji biura karier.

    Bogata baza firm współpracujących z uczelnią w zakresie realizacji praktyk studenckich może być rozszerzona o listę firm poszukujących kandydatów do pracy. Proces zgłaszania wakatów przez pracodawców jest analogiczny jak w przypadku praktyk studenckich. Aplikacja realizuje podstawowe funkcje „kojarzenia” ofert pracy ze zgłoszeniami studentów i absolwentów. Ponadto, program pozwala na zaawansowane wyszukiwanie informacji i definiowanie różnego rodzaju zestawień i wydruków co sprawia, że jest cennym narzędziem zarządzania realizacją praktyk studenckich oraz pracą biura karier wyższej uczelni.